Privacyverklaring

Versie 2024/1
Privacyverklaring Hoekstra Vastgoedbeheer

Algemeen
Privacy is voor Hoekstra Vastgoedbeheer van groot belang.
Hoekstra respecteert en beschermt de persoonsgegevens van haar huurders, kopers,
verkopers, woningzoekenden en overige belanghebbenden. Wij ontkomen er niet aan om
persoonsgegevens van u te verwerken, wij verwerken echter niet meer gegevens dan
nodig. Met de gegevens die wij verwerken gaan wij vertrouwelijk om. Bij onze verwerking
houden wij ons aan de eisen die vanaf 25 mei 2018. De Algemene Verordening
Gegevensbescherming (AVG) stelt.

Wij vinden het belangrijk om u te informeren hoe wij met deze gegevens omgaan en waar
wij ze voor gebruiken. Wij informeren u ook over uw rechten hierin.

Verantwoordelijke
Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is Hoekstra Makelaardij
B.V., ingeschreven in het handelsregister met nummer 1054740 en Hoekstra
Vastgoedbeheer B.V., ingeschreven in het handelsregister met nummer 1055545. De
hoofdvestiging is gevestigd aan de Willemskade 9, 8911 AW te Leeuwarden.

Gebruik van onze diensten en toegang tot uw gegevens
In u zich aanmeldt voor één van onze diensten, vragen wij u om persoonsgegevens te
verstrekken. Uw gegevens worden gebruikt om onze diensten te kunnen uitvoeren. U
persoonsgegevens worden verwerkt voor de navolgende doeleinden:
- Afsluiten van een huur- of koopovereenkomst
- Verkopen van woningen, bedrijfsruimte en parkeerplekken
- Taxeren van woningen en bedrijfsruimten
- Verhuren, beheren en onderhouden van verhuurbare eenheden
- Uitvoeren van onderhoud en reparaties
- Uitvoeren van de wettelijke inkomenstoets bij verhuur sociale woningen
- Uitvoeren van een creditcheck, ID-check en een WWFT-check
- Innen van de huur en overige betalingen, inclusief het uit handen geven van deze vorderingen aan de deurwaarder
- Afhandelen van geschillen en klachten
- Communicatie met huurders en kopers/verkopers
- Communicatie met projectontwikkelaars
- Klanttevredenheidsonderzoek
- Uitvoeren van terugbetalingen aan huurder bv servicekosten
- NVM-uitwisselingssysteem (met uitzondering van naam of andere direct identificerende gegevens)
- Validatie-instituten, voor het controleren van taxatierapporten

Derden
Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit nodig is voor één van de
genoemde doeleinden. In het kader van de uitvoering van onze diensten kunnen
gegevens bijvoorbeeld worden gedeeld met eigenaren van vastgoed en verenigingen van
eigenaren. Bij het aangaan van een huurovereenkomst wordt informatie uitgewisseld met
handelsinformatiebureaus. Op het moment dat u huurder wenst te worden, verstrekken
wij uw gegevens aan Economic Data Resources B.V. (EDR). EDR zal op basis van deze
gegevens een advies geven over uw kredietwaardigheid. EDR gebruikt uw gegevens voor
onderzoek naar uw kredietwaardigheid en contactgegevens. Als u bezwaar wilt maken of
informatie wenst over het gebruik van uw persoonsgegevens door EDR, zie
https://www.edrcreditservices.nl/privacy-statement/. Daarin staat ook hoe je je rechten,
zoals recht op inzage, bewaar, rectificatie en wisseling kunt uitoefenen.
In het geval van woning huurders kunnen gegevens van vertrekkende woninghuurders
worden gedeeld met woningzoekers.

Persoonsgegevens
Indien u zich registreert en/of gebruik maakt van onze diensten verwerken wij daarnaast
de volgende persoonsgegevens:
- Naam
- Geslacht
- Adresgegevens
- Woonplaats
- Telefoonnummer
- Emailadres
- Geboortedatum en geboorteplaats
- Burgerlijke staat
- Betaalgegevens
- Inkomensgegevens
- Andere gegevens die relevant zijn in het kader van de uitvoering van onze diensten

Nieuwsbrief
U kunt zich aanmelden voor onze nieuwsbrief. Hierin leest u nieuwtjes, tips en informatie
over onze producten en diensten. Deze nieuwsbrief kunt u op ieder moment opzeggen.
Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink.

Websites van Hoekstra
www.makelaardijhoekstra.nl
Dit is onze website voor onze Makelaardij voor de verkoop van woningen en bedrijfs
onroerend goed en het uitvoeren van taxaties. U kunt hier ook informatie vinden voor
vastgoedeigenaren en vereniging van eigenaren (VvE’s).
www.hurenbijhoekstra
Dit is een onze website voor onze huurders. Hier kunt u als huurder veel informatie vinden
en u kunt via uw huurderportaal zaken digitaal regelen. Tevens vindt u ook ons huuraanbod
op deze website.
https://makelaardijhoekstra.osre.nl
Dit is de omgeving waarbij belangstellenden voor een huurwoning zich kunnen inschrijven
voor een beschikbare huurwoning. Hier wordt bij de registratie gevraagd naar de NAW-gegevens en het e-mailadres.
Vervolgens kan de benodigde informatie worden ingevuld en benodigde documenten worden geüpload.
https://portaal.hoekstravastgoedbeheer.nl
Is de site voor het inlogportaal voor vastgoedeigenaren. Vastgoedeigenaren hebben via dit
portaal elk moment van de dag inzicht in hun vastgoedportefeuille.
https://inloggen.convect.nl
Is de site voor het inlog portaal voor VvE eigenaren en VvE besturen. Via dit portaal hebben
VvE eigenaren en VvE besturen inzage in de financiële gegevens en kunnen hier alle
relevante stukken vinden die betrekking hebben tot de VvE.

Verwerkersovereenkomst
Als een derde meer dan alleen persoonsgegevens verwerkt dan alleen uw NAW-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres, zal er met zo’n derde partij een aparte “verwerkersovereenkomst” worden afgesloten. Daarin staat waarvoor ze deze gegevens ontvangen, dat ze deze mogen verwerken en hoe ze hiermee om moeten gaan.

Gegevensbeveiliging
De veiligheid van uw persoonlijke gegevens heeft bij ons grote prioriteit, Uw gegevens,
die bij ons zijn opgeslagen, worden door ons beschermd. Dit doen wij met technische en
organisatorische maatregelen om verlies of misbruik door derden te voorkomen. Onze
medewerkers die persoonsgegevens verwerken, zijn tot geheimhouding van uw gegevens
verplicht. Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van uw gegevens worden
regelmatig door ons gecontroleerd.

Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden door ons niet langer bewaard dan noodzakelijk is en/of
wettelijk te toegestaan. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van
de aard van de gegevens, de doeleinden waarvoor gegevens worden verwerkt en wat
vanuit wet- en regelgeving is voorgeschreven. De bewaartermijn kan dus per doel
verschillen.

Doorgifte van persoonsgegevens buiten de Economische Unie
Uw persoonsgegevens worden door ons niet doorgegeven buiten de Europese Unie.
Inzage en wijziging van uw gegevens

Iedereen heeft het recht op inzage, correctie of verwijdering van zijn persoonsgegevens.
Een dergelijk verzoek kan via e-mail, de website of schriftelijk worden aangevraagd,
onder vermelding van uw naam en adres. Wij zullen binnen 4 weken op uw verzoek
reageren. Voordat wij gegevens aan u kunnen doorgeven of onjuistheden kunnen
corrigeren, vragen wij u mogelijk een bevestiging van uw identiteit.

Autoriteit Persoonsgegevens
Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw
persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heeft u ook het recht om een
klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen
met de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen in privacyverklaring
Aanpassingen en\of veranderingen in onze website of in de wet- en regelgeving kan
leiden tot aanpassingen in onze privacyverklaring. Het is daarom raadzaam regelmatig
deze privacyverklaring te raadplegen.

Cookies
Onze website gebruikt cookies. Cookies zijn kleine bestandjes waar we informatie in
kunnen opslaan zodat u die niet steeds hoeft in te vullen. Maar we kunnen er ook mee
zien dat u ons weer bezoekt.

Wanneer u onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over
cookies. Als u daarna onze website weer gebruikt, nemen wij aan dat u geen bezwaar
heeft tegen cookies.

U kunt via uw browser het plaatsen van cookies uitschakelen, maar sommige dingen van
onze dienst werken dan niet goed meer. 

Met andere bedrijven die cookies plaatsen hebben wij afspraken gemaakt over het
gebruik van de cookies. Toch hebben wij geen volledige controle op wat zij zelf met de
cookies doen. Lees dus ook hun privacy beleid. Lees hier welke cookies wij gebruiken